Inspirerende vergaderruimte inrichten

De meeste vergaderruimtes zijn saaie, zakelijke ruimtes waar inspiratie en creativiteit ver te zoeken is. Jammer want hierdoor worden de vergaderingen en overleggen er niet productiever op. Met de juiste inrichting van uw vergaderruimte kunt u ervoor zorgen dat u de ruimte op meerdere manieren kunt gebruiken. Tevens kan het een plek worden waar creatieve ideeën naar voren komen, effectief overleg plaats vindt en de bedrijfscultuur versterkt wordt.

De kenmerken van een goede vergaderruimte

De vergaderruimte heeft goede akoestiek, prettige licht en een gezonde luchtkwaliteit. Daarnaast is het belangrijk dat men op comfortabele stoelen zit en de temperatuur als aangenaam ervaart. De inrichting van de ruimte past bij uw bedrijf en bij het type overleg. Bij het inrichten van uw vergaderruimte is het verstandig om onderstaande punten mee te nemen.

Vergaderruimte inrichten Friesland Groningen Drenthe Noord-HollandSfeer van uw bedrijf

Houdt bij de inrichting van uw vergaderruimte rekening met de sfeer en het imago van uw bedrijf. Wat voor type bedrijf bent u? En welk type vergaderingen of overleggen passen daarbij? Omarmt u het nieuwe werken en wilt u investeren in de gezondheid van uw medewerker? Volgens onderzoekers van Harvard zorgen mooi ingerichte ruimtes voor betere gezondheid, minder stress en hogere prestaties. Door u medewerkers te betrekken bij de inrichting en hen te vragen naar hun behoeftes zorgt u voor een ruimte die past bij zowel de sfeer als ook de cultuur en communicatiestijl van uw bedrijf. Zo zal bij een media startup een hele andere vergaderruimte passen als bij een accountantskantoor.

Doel van de ruimte

Steeds meer bedrijven gebruiken hun vergaderruimte op meerdere manieren. Het wordt een ruimte waar creatieve ideeën ontstaan, waar plannen tot uitvoer komen en waar naast vergaderingen ook andere meetings plaatsvinden. Het is dan ook goed om als eerste na te denken over hoe u de ruimte wenst te gebruiken. Of er naast formele ook informele vergaderingen plaats zullen vinden. Formele vergaderingen vragen een ruimte die afgesloten kan worden. Bij informeel overleg werken verschillende zithoeken met verrassend meubilair goed. Voor brainstormsessies en creatieve processen zijn actieve meubels heel geschikt. Het doel van de ruimte bepaald dus de inrichting zodat deze prettig en effectief is.
Naast de vergaderruimte kunnen er ook elders in het bedrijf plekken worden ingericht voor informele overleggen, waarbij de ruimte niet afgesloten hoeft te worden maar men wel even apart van de rest kan zitten.

Meubilair

Goede stoelen zijn een onmisbaar element voor vergaderruimtes. De stoel moet comfortabel zitten en ervoor zorgen dat de gebruiker zich op zijn gemak voelt. Verstelbaar meubilair is ideaal omdat dezelfde stoel door verschillende mensen wordt gebruikt. Ook bij de keuze van de stoelen is het van belang helder te hebben welk soorten overleg in de ruimte plaats zullen vinden en met hoeveel personen. Voor informele vergaderingen kunt u naast stoelen ook denken aan (bar)krukken, zitzakken of banken.

Inspirerende vergaderruimte vergadertafel Friesland Groningen Drenthe Noord-HollandDe vergadertafel is een belangrijk onderdeel in de ruimte. Het is daarom handig om goed na te denken over de vorm, formaat en stijl van de tafel. Wilt u ook staand kunnen vergaderen? Kiest u voor 1 tafel of meerdere tafels die desgewenst bij elkaar geschoven kunnen worden? Een ovalen vergadertafel is aan te raden wanneer er veel informatie gedeeld wordt. Staand vergaderen maakt mensen creatiever en meer gericht op samenwerking. Een tafel met kabeldoorvoer en ingebouwde stopcontacten is een must wanneer er veel mensen met een laptop vergaderen. Let op of er voldoende ruimte overblijft om gemakkelijk om de tafel heen te kunnen lopen. Hierdoor voelen mensen zicht meer op hun gemak, creatiever en vrijer om hun mening te uiten.

Verlichting

Goed licht is onmisbaar bij vergaderen. Tevens heeft licht een grote invloed op onze concentratie en productiviteit. Bij de verlichting in uw vergaderruimte is het dan ook wijsheid om een lichtplan te maken zodat er goed nagedacht wordt over de lichtsterkte, de positie van de armaturen en de verschillende mogelijkheden van de verlichting. Om de tafel mooi egaal te verlichten moet de opstelling van de armaturen afgestemd worden op de vorm van de vergadertafel. Daarnaast is het handig dat de verlichting dimbaar is en past bij de rest van het interieur. Met de keuze van mooie armatuur kunt u een statement maken in uw ruimte en zorgt u voor een echte eye-cather.

Akoestiek

De akoestiek in uw vergaderruimte heeft grote invloed op de effectiviteit en doeltreffendheid van uw overleg. Door een keer in uw handen te klappen in de ruimte kunt u gemakkelijk testen hoe de akoestiek in uw ruimte is. Klinkt er een galm, reflectie of korte echo? Dan is het tijd voor geluidsabsorberende oplossingen. U kunt hierbij denken aan akoestische (wand)panelen, plafondelementen of schilderijen. De nagalmtijd wordt hiermee verminderd waardoor de verstaanbaarheid wordt verbeterd. Om de juiste producten op de juiste plek te plaatsen is het belangrijk om te weten waar het geluid weerkaatst worden en hoe de ruimte wordt gebruikt. Daarom is het wenselijk om een akoestische meting te laten doen zodat er panelen met bepaalde absorptiewaarden op de juiste plek worden aangebracht. Er zijn verschillende akoestische producten in verschillende materialen, vormen en kleuren beschikbaar waardoor voor iedere situatie een passende oplossing mogelijk is.

Apparatuur

Denk als ook aan aanschaf en aanleg van de benodigde apparatuur zoals beamers, projectiescherm, microfoons en geluidsinstallatie. En wist u dat in de meeste vergaderruimtes het aantal stopcontacten onder de maat is? En dat terwijl steeds meer mensen met een laptop of tablet aan de vergadertafel verschijnen.

Vergaderruimte inrichten planten Friesland Groningen Drenthe Noord-HollandLuchtzuiverende planten

Planten zijn een simpele oplossing om de luchtkwaliteit en productiviteit tijdens vergaderen te verbeteren. Sommige planten zorgen niet alleen voor sfeer en zuurstof maar hebben ook een luchtzuiverende werking. Dat betekent een schonere en frissere lucht tijdens uw vergaderingen. Elke kamerplant produceert zuurstof, maar niet alle kamerplanten hebben een luchtzuiverende werking. Er is echter een groep kamerplanten waarvan wetenschappelijk is bewezen dat ze bijdragen aan een schonere lucht. Deze planten nemen via hun bladeren schadelijke stoffen op uit de lucht die vervolgens door hen worden afgebroken. Ze breken ‘onfrisse geuren’af en werken dus als een soort natuurlijke luchtverfrisser. Daarnaast verbeteren ze de luchtvochtigheid. De goudpalm varens en lepelplant zijn een aantal voorbeelden van luchtzuiverende kamerplanten.

Heeft u hulp (advies) nodig bij de inrichting van uw vergaderruimte?

De Binnenstudio ontwerpt creatieve en prettige vergaderruimtes en helpt u graag een handje op weg. Bij onze ontwerpen houden we rekening met de uw wensen, uw imago, uw medewerkers en uw budget. Naast de inrichting denken we graag mee over verlichting, akoestiek, routing en praktische oplossingen. Tevens kunnen we ondersteunen en coördineren bij de realisatie.

Neem vandaag nog contact met ons op. We komen graag bij u langs voor een vrijblijvende kennismakingsgesprek.

 

3 juni 2019